Aufzeichnungspflicht für Einzelhändler

Heute möchte ich dir die verschärften Aufzeichnungspflichten vorstellen, die dich als Einzelhändler möglicherweise treffen. Hintergrund ist ein aktuell veröffentlichtes Urteil vom Bundesfinanzhof. Dieses Urteil wurde am 15. April 2015 veröffentlicht. Dabei ging es in einem Rechtsstreit um die Frage, welche Aufzeichnungen vorgelegt werden müssen und welche nicht. Das Finanzamt wollte einen Steuerpflichtigen prüfen, der eine Apotheke betrieb. In dieser Apotheke wurden die Tagegeschäfte über eine PC-gestützte Kasse elektronisch dokumentiert und erfasst.

Zugriff auf elektronische Kassen durch das Finanzamt

Jeder kennt das von uns - in einer Apotheke stehen elektronische Ladenkassen, die mit einem PC verbunden sind wo die einzelnen kleinen Geschäfte erfasst und dokumentiert werden. Das Finanzamt wollte den Steuerpflichtigen im Rahmen einer sogenannten Betriebsprüfung steuerlich überprüfen und forderte in diesem Zusammenhang natürlich die elektronischen Daten an. Auf die Daten hat die Finanzverwaltung schon seit mehr als 10 Jahren Rechtsanspruch, darauf, dass sie zugreifen können. In der Regel ist es so, dass der Steuerberater bzw. der Steuerpflichtige dann in Vorbereitung auf die Betriebsprüfung diese elektronischen Daten dem Finanzamt übersendet.

So auch in dem genannten Urteilsfall. Hier war es allerdings so, dass der Apotheker die Einzelaufzeichnungen löschte bzw. entfernte und dem Finanzamt somit nur die Tageseinnahmen in einer Summe übermittelte. Das Finanzamt hat sich damit jedoch nicht zufrieden gestellt und den Steuerpflichtigen dann explizit aufgefordert, genau diese Einzeldokumentationen offen zu legen. Warum macht man das? Man möchte natürlich von Seiten der Finanzverwaltung sicherstellen, dass alle Einnahmen vollständig sind und dass Manipulationsmöglichkeiten so gut es geht ausgeschlossen werden können. Gerade wenn es um Bargeld geht, lässt sich natürlich sehr einfach die Summe der Einnahmen manipulieren. Was zeichnet man auf, was steckt man in die Tasche und zeigt es eben nicht dem Finanzamt, spart dadurch Umsatzsteuer und Einkommen- und Gewerbesteuer.​

Finanzamt will jede Grundaufzeichung sehen

Genau deswegen möchte das Finanzamt die Grundaufzeichnungen letztlich auch sehen und um damit sicher feststellen zu können, dass alles vollständig war oder falls Änderungen vorgenommen wurden, bspw. Stornos oder Gutschriften die über die Kasse dokumentiert werden, wenn jemand ein gekauftes Wirtschaftsgut wieder zurückbringt und dies dann über die Kasse zurückgebont wird. Dann müssen solche Geschäfte regelmäßig in der Kasse dokumentiert werden. Dieser Unternehmer war nach §238 des Handelsgesetzbuches zur Buchführung verpflichtet, wir sprechen also hier von einem bilanzierenden Unternehmer.

Das Neue an dem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs ist, dass es sich etwas von der bisherigen Rechtsprechung entfernt. Bislang konnte man sich als Unternehmer gut auf ein sehr altes BFH-Urteil aus dem Jahre 1966 berufen. Dort hatte der Bundesfinanzhof entschieden, dass wenn man als Unternehmer Waren von geringem Wert verkauft, also die üblichen Handelswaren Lebensmittel, Apotheke, Tabakwaren etc. und diese an Menschen verkauft, die einen nicht namentlich und schon gar nicht adressarisch bekannt sind, ist es dem Unternehmer in der Vergangenheit als nicht zumutbar ausgelegt worden, dass er diese Geschäfte einzeln dokumentiert und aufschreibt. Somit konnten sich die meisten Unternehmer immer genau darauf berufen und es reichte völlig aus, die Tagesgesamteinnahmen in einer Summe in die Buchführung zu übernehmen und am Ende dann natürlich auch in der Gewinnermittlung oder in der Bilanz anzugeben und zu versteuern. Der Bundesfinanzhof bricht hier und sagt ganz klar, dass es Aufzeichnungspflichten gibt. Diese ergeben sich aus dem gerade genannten §238 HGB und darüber hinaus aus §147 Abs.1 Nr.1 in Verbindung mit Abs.6 der Abgabenordnung. Hier hat das Finanzamt in jedem Fall den Anspruch darauf, auf diese Daten - wenn sie denn elektronisch gespeichert werden - zuzugreifen. Das hat der BFH eindeutig klargestellt.​

Unbedingt beachten!​

Was kannst du also aus diesem BFH-Urteil mitnehmen? Wenn du als Unternehmer eine elektronische Kasse führst, solltest du in jedem Fall immer auch alle Bedienungsanleitungen vorrätig haben. Du solltest dem Finanzamt immer den Zugang zu deinen elektronischen Kassenerfassungssystemen ermöglichen, wenn du keine Schwierigkeiten mit der Betriebsprüfung oder dem Finanzamt haben möchtest. Du solltest also sicherstellen, dass das Finanzamt die Vollständigkeit der Betriebseinnahmen überprüfen kann.

Alternative zur elektronischen Kasse​

Als Alternative hast du heute nur noch die Möglichkeit, dass du auf eine elektronische Kasse verzichtest. Dann ist es eben nicht zumutbar, dass jedes einzelne Tagesgeschäft aufgezeichnet wird und du hast die Möglichkeit, alle Tageseinnahmen in einer Summe zu erfassen. Du müsstest allerdings am Tagesende die Kasse leeren, die Einnahmen über eine Auszählung ermitteln, dies auch im Rahmen eines Zählprotokolls dokumentieren. Du schreibst also genau auf, wie viele Hundert-/Fünfzig-/Zwanzig-Euroscheine etc. du hast - das gleiche natürlich auch mit dem Hartgeld. Das dokumentierst du, erfasst es händisch in einem manuellen Papierdokument - Tageskassenbericht nennen wir das. Die Gesamtsumme darfst du dann abzüglich des Anfangsbestandes, denn du gehst ja morgens nicht ohne Wechselgeld in den Tag, du brauchst ja immer etwas Wechselgeld, ermitteln und erhältst so deine Tagesgesamteinnahmen. Diese werden dann in dein Kassenbuch übernommen bzw. in der Buchhaltung erfasst.

Damit genügst du den rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen, die durch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung hervorgerufen werden. Wie gesagt verschärft hier der BFH diese Anforderungen, doch wenn du dich daran hältst, wird das für dich keine Probleme geben. Die meisten Unternehmer verschenken jährlich mehrere tausend Euro an Steuern, wenn du wissen willst, was genau das ist bzw. ob du vielleicht auch jährlich mehrere tausend Euro an Abgaben verschenkst, dann lade dir am besten meinen kostenlosen Report herunter. Darin erfährst du genau diese Dinge und du kannst dich in Zukunft besser aufstellen und vielleicht auch keinen Cent mehr ans Finanzamt verschenken. Wenn du Fragen hast, schreib mir gern. Bis bald.​


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