Diese Regeln sollten Sie bei der Online Buchführung unbedingt beachten

Im Januar 2015 wurden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, oder kurz GoBD, vom Bundesministerium für Finanzen verschärft. Wenn Sie die folgenden Regeln befolgen, sind Sie auch in Zukunft auf der sicheren Seite bei der Online Buchführung.

Regel 1

Die Verfahrensdokumentation

Gerade bei der Online Buchführung ist es wichtig den Weg des Beleges nachvollziehen zu können. Vom Zeitpunkt der Entstehung des Beleges bis hin zum Abruf eines Betriebsprüfer oder Ihrem Steuerberater. Jeder Schritt, den ein Beleg im Buchungs- und Speicherungsprozess durchläuft muss dokumentiert sein. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter diese Dokumentation finanzamtssicher durchführt.

Regel 2

Geschäftsfälle müssen zeitnah gebucht werden

Jeder Geschäftsvorfall muss innerhalb von zehn Tagen gebucht werden. Das heißt für Sie, dass Sie diese maximale Zeitspanne zwischen dem Auftritt des Geschäftsfalles und der Buchung einhalten müssen. Werden Warenrechnungen nicht innerhalb von acht Tagen beglichen, sind diese trotzdem kreditorisch zu erfassen. Arbeiten Sie mit einer Belegablage, die die Belege geordnet, fortlaufend und übersichtlich speichert und die Vollständigkeit gewährleistet, können Belege auch später erfasst werden.

Regel 3

Unveränderbarkeit von Daten und Belegen muss gewährleistet sein

Mit dem Zeitpunkt der Erfassung gelten Belege als unveränderbar. Die gilt auch für die Lohnabrechnung, die Zeiterfassung und die Material- und Warenwirtschaft. Sie können die Unveränderbarkeit der Belege bei Online Buchführungen gewährleisten mit Sicherungen und Historisierung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter diese Möglichkeiten anbietet, um Belege als unverändert zu deklarieren, nur so können diese vor dem Finanzamt bestehen.

Regel 4

Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen und weiteren Unterlagen

Natürlich müssen Sie alle Belege und Unterlagen aufbewahren. Es müssen alle steuerrelevanten Daten erfasst werden. Alle Unterlagen zu Geschäftsvorfällen, die sich auf den steuerlichen Gewinn auswirken, wie Abschreibungen, Einlagen oder Ausnahmen, müssen aufbewahrt werden. Aber neben diesen müssen Sie auch digitale oder digitalisierte Belege, Buchungen, relevante Stammdaten und die Verfahrensdokumentation sicher aufbewahren. Wichtig für die Aufbewahrungspflicht ist, ob in einem System buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten erfasst, erzeugt, empfangen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. All diese Daten müssen aufbewahrt, aber auch Dritten zur Verfügung gestellt werden können. Der Finanzverwaltung beispielsweise muss ein maschineller Datenzugriff für eine Außenprüfung bereitgestellt werden können.

Regel 5

Format und Form der Aufbewahrung

Generell liefern Anbieter eine Möglichkeit der Archivierung gleich mit, aber Sie müssen darauf achten, dass Ihre Daten unveränderbar abgespeichert werden. Nutzen Sie nur Archive, die Informationen auffindbar, nachvollziehbar und verfälschungssicher abspeichern. Unterlagen die digital bei Ihnen eingehen, müssen genauso aufbewahrt werden und dürfen nicht verändert werden. Müssen Sie das Format ändern, um es der Finanzverwaltung oder dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen, sind die Originale aufzubewahren. Erhalten Sie Rechnungen auf Papier, gilt die eingescannte Version, sofern diese identisch zum Original ist, als Original.

Fazit

Wenn Sie diese Regeln befolgen, können Sie auch online Ihre Buchführung finanzamtssicher durchführen. Informieren Sie sich umgehend, ob Ihr Anbieter für Online Buchführung diese Anforderungen unterstützt, um den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gerecht werden.


Kostenloses Coaching

... für dein erfolgreiches Business!

Schaue mir über die Schulter und ich gebe dir tiefe Einblicke in meine Erfahrungen als Existenzgründerberater. Von der Idee sich selbständig zu machen bis zur Buchführung deines Unternehmens.

Die Schritte der Existenzgründung gebe ich in meinem Webinar 1 zu 1 an dich weiter.