Nachträglichen Manipulationsmöglichkeiten bei einem elektronischen Fahrtenbuch

Hier möchte ich dir die Problematik einer nachträglichen Manipulationsmöglichkeiten bei einem elektronischen Fahrtenbuch aufzeigen. Hintergrund ist ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg, und zwar vom 14.10.2014. Da wurde ein Fall verhandelt, der zunächst durch die steuerliche Betriebsprüfung behandelt wurde. Der Sachverhalt war wie folgt: Es handelte sich hierbei um einen Einzelunternehmer, einen Apotheker. Dieser Apotheker hatte insgesamt drei PKW in seinem Vermögen - darauf, ob es Privat- oder Betriebsvermögen war, möchte ich erst mal nicht eingehen. Tatsache ist jedenfalls, dass ein PKW zum Betriebsvermögen gehörte. Der Apotheker legte dem Finanzamt im Rahmen seiner Steuererklärung jeweils ein elektronisches Fahrtenbuch vor bzw. ermittelte er den privaten Nutzungsanteil für dieses Fahrzeug auf der Basis eines elektronischen Fahrtenbuches.

Dieses Fahrtenbuch wurde im Rahmen der Betriebsprüfung dann vom Betriebsprüfer näher in Augenschein genommen und man stellte fest, dass dieses elektronische Fahrtenbuch eben nicht manipulationsfest war. Der Bundesfinanzhof hat in seiner ständigen Rechtsprechung festgelegt, dass ein elektronisches Fahrtenbuch nur dann vom Finanzamt anzuerkennen sei, wenn sichergestellt ist, dass nachträgliche Manipulationen grundsätzlich und grundlegend ausgeschlossen sind oder wenn Änderungen im Nachhinein tatsächlich auch dokumentiert werden. So hatte der Unternehmer ein astreines, sauber geführtes Fahrtenbuch - glaubte er zumindest - vorgelegt. Es gab auch keine Änderungen, die in irgendeiner Form protokolliert waren und genau da hatte der Betriebsprüfer Zweifel und akzeptierte das Fahrtenbuch nicht.

Privater Nutzungsanteil

Der Nutzungsanteil, den der Unternehmer für Privatfahrten angesetzt hatte, belief sich zwischen neun 9 und 16%. Das ist relativ wenig, wenn man sich im Vergleich dazu die notwendige Ein-Prozent-Regelung anschaut und es handelte sich um einen PKW mit einem Bruttolistenpreis von 42.000€. Das ist natürlich noch gar nicht so viel Geld, aber 420€ monatlich mal zwölf sind eben auch fast 5000€. Wie du vielleicht als Unternehmer auch selbst weißt, bist du ja tatsächlich fast ausschließlich im Dienste deines Unternehmens unterwegs. Der tatsächliche Nutzungsanteil für deine Privatfahrten ist wahrscheinlich wirklich deutlich geringer. Der Steuerpflichtige bzw. sein steuerlicher Berater haben alles versucht, den Betriebsprüfer von der Richtigkeit dieses elektronischen Fahrtenbuchs zu überzeugen, aber es funktionierte leider nicht.

Man hatte vorgeschlagen, dass der Betriebsprüfer doch bitte das Programm auf seinen Firmenrechner installieren würde - dies wurde abgelehnt, weil das wohl nicht möglich sei. Das kann ich auch bestätigen, denn Betriebsprüfer haben in der Regel wirklich homogene Geräte, die keinerlei Installationsmöglichkeiten zulassen. Dann kam der Vorschlag von dem Steuerpflichtigen, der Betriebsprüfer möge es doch auf einem privaten Rechner installieren und nachprüfen, wie das mit diesem Programm sei und dass Manipulationsmöglichkeiten völlig ausgeschlossen werden können. Doch hier verhielt sich auch der Prüfer wieder richtig und sagte, das gehe so nicht, denn er unterliege ja dem Steuergeheimnis als Amtsträger. Auf der anderen Seite ist er Privatperson - und das beißt sich sozusagen. Man versuchte wirklich mit allen möglichen Mitteln, den Betriebsprüfer zu überzeugen und ging sogar soweit, dass man den Programmierer dieses elektronischen Fahrtenbuches mit hinzu zog, der dann bestätigen sollte, dass wirklich profunde Programmierungskenntnisse nötig seien, um dieses Fahrtenbuch zu manipulieren.

All das reichte eben nicht aus und das Finanzamt hat die Ein-Prozent-Regelung angewendet. Der Steuerpflichtige ging dann ins Einspruchsverfahren, der Einspruch wurde abgelehnt. Dann hat der Steuerpflichtige Klage beim Finanzgericht eingereicht und so ging die Sache dann vor das Finanzgericht. Die Betriebsprüfung fand im Jahre 2010 statt und der Fall wurde dann im Jahre 2014 vom Finanzgericht verhandelt. Hieran siehst du, wie lange sowas tatsächlich dauern kann und über welchen langen Zeitraum du dir durch einen ungeschicktes Verhalten letztlich auch Rechtsunsicherheit "einkaufst".

Deswegen wäre es wirklich wichtig, dass du dafür Sorge trägst, dass genau so etwas bei dir nicht passiert. Wie gesagt, das Verfahren wurde dann sogar an mehreren Terminen vom Finanzgericht verhandelt. Das Gericht beauftragte hier sogar noch einen Sachverständigen, der die Software überprüfen sollte. Auch er kam zu dem Ergebnis, dass Manipulationen dieses Fahrtenbuchs mithilfe dieser Software möglich seien und man tatsächlich nicht eindeutig zu dem Ergebnis kommen kann, dass Manipulationen ausgeschlossen sind. Das Finanzgericht lehnte dann die Klage ab und der Steuerpflichtige musste dann in den sauren Apfel beißen und die Steuernachzahlungen tatsächlich tragen.

Meine Empfehlung

Aus diesen Grunde empfehle ich dir unbedingt, dass du am besten ein "Old-School-Fahrtenbuch" verwendest, damit dir das nicht passieren kann. Denn auch ein elektronisches Fahrtenbuch muss tatsächlich zeitnah geführt werden, also täglich, und es reicht nicht aus, wenn du dich am Monatsende hinsetzt und dann dein Fahrtenbuch schreibst. Auch diese Sachen werden in der Regel elektronisch dokumentiert. Aus dem Grunde würde ich dir unbedingt davon abraten, ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Vielleicht ist es machbar, dass dir ein Fahrtenbuch vom Hersteller des Autos direkt ins Fahrzeug eingebaut wird und du dieses verwendest, oder auch DATEV bietet ein elektronisches Fahrtenbuch, welches dann auch dem Computer geführt wird. Das sieht dann so ähnlich aus wie Excel und erfüllt am Ende auch die Normen, die der Bundesfinanzhof hier vorgibt. Nichtsdestotrotz empfehle ich dir nochmals, das alte, papiergebundene Fahrtenbuch, pack das immer in dein Auto, dann kannst du es ausfüllen und wirst auch im Rahmen einer Betriebsprüfung immer auf der sicheren Seite sein. So musst du dich gar nicht erst mit Manipulationsvorwürfen, auch wenn sie nur unterschwellig sind, auseinandersetzen. Denn im Fall war ja auch der Gutachter vom Gericht eingeschaltet worden und am Ende sind dies alles zusätzliche Kosten, die der Steuerpflichtige tragen musste. Der hat sicherlich seine Lektion gelernt.

Die meisten Unternehmer verschenken jährlich tausende Euro an Steuern. Dazu habe ich einen Report geschrieben. Wenn du möchtest, kannst du ihn dir hier herunterladen und schauen, ob Dinge dabei sind, die du vielleicht auch noch besser machen kannst, um keinen Cent mehr an das Finanzamt zu verschenken.

Wenn du Fragen hast, schreib mir gerne.


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